เมื่อกล่าวถึงระบบฐานข้อมูล คำว่า “ ข้อมูล ” คือสิ่งที่จะต้องพิจารณาก่อนสิ่งอื่นใด ความหมายของคำว่า ข้อมูล (data) คือ ข้อเท็จจริง ต่าง ๆ ซึ่งต่อไปก็จะถูกนำมาประมวลผลนั่นเอง หรือ อาจ จะ เรียกว่าเป็นวัตถุดิบ เมื่อข้อมูลถูกนำมาประมวล เช่น การจัด เรียง การ แยก กลุ่มจัดกลุ่ม การ เชื่อมโยง หรือการคิด คำนวณ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ และ ต่อมาก็ จัดให้อยู่ในรูปแบบที่ใช้ประโยชน์ได้ ง่าย เรียกว่าเป็น “ สารสนเทศ ” กล่าวโดยสรุป สารสนเทศ ( information) ก็คือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ตัวอย่างเช่น ข้อมูลของคะแนนสอบของรายวิชาต่าง ๆ ซึ่งจะถูกนำมาประมวลเป็นเกรดของนิสิตแต่ละคนในแต่ละภาคการศึกษา แล้วนำเกรดที่ได้มาคำนวณเกรดเฉลี่ย เพื่อนำไปตรวจสอบสถานภาพเพื่อแจ้งสภาพของนิสิตต่อไป
ลักษณะของสารสนเทศที่ดี ควรจะมีองค์ประกอบใน 4 ลักษณะ ต่อไปนี้
        1. ต้อง มีค่า ถูกต้อง เที่ยงตรง (Correctness and relevant) สารสนเทศที่ ถูกต้องและไม่ผิดพลาด จะทำให้ ผู้ ใ ช้ได้ข้อมูลสมบูรณ์ และสามารถ ทำงานในส่วนของตน รับผิดชอบได้อย่างเต็มความสามารถไม่ต้องกังวลว่าได้รับข้อมูลที่ผิดพลาด ระบบสารสนเทศ ที่มีความถูกต้องเที่ยงตรงเหล่า นั้นก็จะถูกจัดว่าเป็นระบบที่มีประสิทธิภาพ
        2. สารสนเทศ เป็นปัจจุบัน (current) ข้อมูล ที่จะนำมาเปลี่ยนสภาพเป็นสารสนเทศ อาจ จะ มีการเปลี่ยน แปลง ไป อยู่เสมอ ตามกาลเวลา ตามความต้องการ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเกรดเฉลี่ยของ นิสิต/ นักศึกษาในแฟ้มประวัติของนักศึกษา ซึ่ง จะต้องเปลี่ยน แปลง ไปในแต่ละภาค การศึกษา ระบบสารสนเทศที่ดีจะต้องยืดหยุ่น โดย ให้มีการเปลี่ยน แปลง ค่าให้เป็นปัจจุบัน อยู่เสมอ หรือ ยัง คง เก็บ ค่าเก่าไว้เพื่อประโยชน์ ใน การใช้งาน ในกรณีอื่น ๆ ที่ แตกต่างกัน ไป
        3. สารสนเทศที่ ทันเวลา (timely) สารสนเทศมีคุณค่าทางเวลาเข้ามาเกี่ยวข้อง ถ้าไม่ได้สารสนเทศในเวลาที่ต้องการ อาจจะเกิดการสูญเสียโอกาสที่ไม่อาจจะได้กลับมาใหม่ ถ้า มหาวิทยาลัย ไม่สามารถหาข้อมูลสารสนเทศได้ทันเวลาประมูล มหาวิทยาลัย ก็อาจจะเสียโอกาสนั้นไป ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพคือ ระบบที่จะต้องจัดสรรให้ได้สารสนเทศเมื่อผู้ใช้ต้องการ ในเวลาที่ต้องการ
       4. ไม่มีความขัดแย้งกัน (consistant) ในหลาย ๆ กรณี สารสนเทศ ทำให้ เกิดความขัดแย้ง กันของ ข้อมูลที่จัดเก็บในหลาย ๆ ที่ หลาย ๆ แหล่งข้อมูล ซึ่งจะทำให้ข้อมูลหรือสารสนเทศเหล่านั้น ไม่ตรงกัน ได้ หรือแม้แต่ วิธีการประมวลผลที่ แตก ต่างกัน ก็ อาจทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนขึ้น ได้ ดังนั้น ข้อมูล ที่ มีความคงที่มากที่สุด จะทำให้ข้อมูลมีคุณค่าควรแก่การใช้งาน
           นอกจากนี้แล้วการนำเสนอข้อมูลหรือการนำเสนอสารสนเทศในรูปแบบที่เหมาะสม ย่อมทำให้สารสนเทศนั้นมีคุณค่ามากยิ่งขึ้นตามไปด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าอาจารย์สอนนิสิต/นักศึกษาหลายร้อยคนและต้องการจะดูคะแนนรวมของนาย ก. แต่ในระบบข้อมูลมีวิธีการจัดเรียงข้อมูลตามรหัสนักศึกษา ดังนั้นอาจารย์จะต้องค้นหาชื่อนักศึกษาตั้งแต่ต้นจนกว่าจะพบชื่อที่ต้องการ โดยที่อาจารย์ไม่ทราบว่านักศึกษาผู้นั้นมีรหัสเท่าใด ดังนั้นระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ คือระบบที่มีความยืดหยุ่นในการนำเสนอสารสนเทศให้กับผู้ที่ต้องการใช้สารสนเทศนั้น ๆ