5.11 การจัดเก็บสารสนเทศ
โครงสร้างข้อมูล หมายถึง ลักษณะการจัดแบ่งพิกัดต่าง ๆ ของข้อมูลสำหรับแต่ละระเบียน (Record) ในแฟ้มข้อมูลเพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถรับไปประมวลผลได้ ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้
1) บิท(Bit : Binary Digit) บิท(Bit : Binary Digit) คือ หน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุดที่เก็บอยู่ในหน่วยความจำภายในคอมพิวเตอร์ ซึ่ง Bit จะแทนด้วยตัวเลขหนึ่งตัว คือ 0 หรือ 1 อย่างใดอย่างหนึ่ง เรียกตัวเลข 0 หรือ 1 ว่าเป็น บิท1 บิท
2) ไบท์ (Byte) หรือ ตัวอักขระ (Character) ไบท์ (Byte) หรือ ตัวอักขระ (Character) คือ หน่วยของข้อมูลที่นำบิทหลายๆบิทมารวมกัน แทนตัวอักษรแต่ละตัว เช่น A, B, …, Z, 0, 1, 2, … ,9 และสัญลักษณ์พิเศษอื่นๆ เช่น $, &, +, -, *, / ฯลฯ โดยตัวอักษร 1 ตัวจะแทนด้วยบิท7 หรือ 8 บิท(1 บิท แทนด้วยตัวอักษร 7 หรือ 8 บิท) ซึ่งตัวอักษรแต่ละตัวจะเรียกว่า ไบท์ เช่น ตัว A เมื่อเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จะเก็บเป็น 1000001 ส่วนตัว B จะเก็บเป็น 1000010 เป็นต้น
3) เขตข้อมูล (Field) หรือคำ (Word) เขตข้อมูล (Field) หรือคำ (Word) คือ หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำตัวอักขระหลายๆตัวมารวมกัน เป็นคำที่มีความหมาย
4) ระเบียน (Record) ระเบียน (Record) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน หรือค่าของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูล
5) แฟ้มข้อมูล (File) แฟ้มข้อมูล (File) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำระเบียนหลายๆ ระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน
6) ฐานข้อมูล (Database) ฐานข้อมูล (Database) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำแฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน เช่น ฐานข้อมูลในระบบทะเบียนนักศึกษา จะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลรายวิชา นักศึกษา การลงทะเบียน ผลการเรียนประจำเทอม โปรแกรมวิชา และคณะ เป็นต้น
ฐานข้อมูล (database) หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ โดยมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน เพื่อลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลและเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อที่จะนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ร่วมกัน
การจัดการฐานข้อมูล(Database Management) คือ การบริหารแหล่งข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อตอบสนองต่อการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพและลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล รวมทั้งลดความขัดแย้งของข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์กรด้วย
ตัวอย่าง : การจัดระบบฐานข้อมูลที่ใช้ในปัจจุบัน เช่น ฐานข้อมูลผู้ใช้โทรศัพท์ ฐานข้อมูลหนังสือ-วารสารในห้องสมุด ฐานข้อมูลนักศึกษา ฐานข้อมูลประชากร ฐานข้อมูลศิลปวัฒนธรรมไทยและฐานข้อมูลงานวิจัย เป็นต้น
การจัดการฐานข้อมูลต้องอาศัย โปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการกำหนดลักษณะข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูล อำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล กำหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูลได้ พร้อมกับกำหนดด้วยว่าให้ใช้ได้แบบใด เช่น ให้อ่านข้อมูลได้อย่างเดียวหรือให้แก้ไขข้อมูลได้ด้วย นอกจากนั้นยังอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูล การแก้ไขปรับปรุงข้อมูล ตลอดจนการจัดทำข้อมูลสำรองด้วย โดยอาศัยโปรแกรมที่เรียกว่า ระบบการจัดการฐานข้อมูล(Database Management System: DBMS) ซึ่งโปรแกรมที่ได้รับความนิยมในการจัดการฐานข้อมูล ได้แก่ Microsoft Access, Oracle, Informix, dBase, FoxPro, และ Paradox เป็นต้น
ความสำคัญของระบบฐานข้อมูล
- จัดเก็บและบันทึกข้อมูล (Data Storage)
- ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล (Reduce Data Redundancy)
- สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Data Concurrency)
- ลดความขัดแย้งหรือแตกต่างกันของข้อมูล (Reduce Data Inconsistency)
- ป้องกันการแก้ไขข้อมูลต่างๆ (Protect Data Editing)
- ความถูกต้องของข้อมูลมีมากขึ้น (Data Accuracy)
- สะดวกในการสืบค้นข้อมูล (Data Retrieval or Query
- ป้องกันการสูญหายของข้อมูล หรือฐานข้อมูลถูกทำลาย (Data Security)
- เกิดการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศ (Apply Information System)
การใช้งานข้อมูลในฐานข้อมูล
1) การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานบุคลากรเนื่องจากบุคคลเป็นทรัพยากรที่สำคัญต่อการดำเนินงาน และปฏิบัติงานขององค์กร ในการเก็บบันทึกประวัติบุคลากรของหน่วยงานแต่ละแห่ง ประวัติของบุคคลหนึ่งคนจึงประกอบด้วย
- ข้อมูลเกี่ยวกับตนเองและครอบครัว เช่น เลขที่บัตรประจำตัวประชาชน ชื่อ-นามสกุล วัน/เดือน/ปีเกิด สถานภาพสมรส ชื่อ-นามสกุลของสามีหรือภรรยา จำนวนบุตร ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น
- ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการศึกษาในระดับต่าง ๆ เช่น ระดับการศึกษาสูงสุด สถาบันที่จบการศึกษา เกรดเฉลี่ย และการทำกิจกรรมพิเศษต่าง ๆ เป็นต้น
- ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการเข้ารับการฝึกอบรม/สัมมนา/ดูงาน เช่น เรื่อง วัน/เดือน/ปีและสถานที่เข้ารับการฝึกอบรม/สัมมนา/ดูงาน เป็นต้น
- ผู้บริหารแต่ละระดับจำเป็นต้องใช้ฐานข้อมูลทางด้านบุคลากรเพื่อการวางแผน การตัดสินใจ การจัดสายงาน การอำนวยการ และการควบคุมงานให้เหมาะสมในเรื่องต่าง ๆ เช่น การจัดสรรบุคลากรเพื่อการปฏิบัติงานในตำแหน่งต่าง ๆ ตามความรู้และความสามารถ การวางแผนอัตรากำลังในหน่วยงานขององค์กรเพื่อรองรับ การขยายงาน การพิจารณาเงินเดือน/เลื่อนขั้น/ความดีความชอบจากผลการปฏิบัติงานและวันหยุด/วันลา เป็นต้น
- เจ้าหน้าที่ในระดับปฏิบัติการจะใช้ฐานข้อมูลทางด้านบุคลากรในด้านการปฏิบัติงาน การติดต่อสื่อสารภายใน การควบคุมงาน และการติดตามงาน เช่น การคิดภาษีเพื่อหักจากเงินเดือน ณ ที่จ่ายจำเป็นต้องทราบอัตราเงินเดือน สถานภาพสมรส และจำนวนบุตร การแก้ไข/เปลี่ยนแปลงข้อมูลชื่อ-นามสกุล การบันทึกข้อมูล การเพิ่มวุฒิ/การฝึกอบรม การติดต่อสื่อสารเพื่อติดตามงานระหว่างหน่วยงานในองค์กร เป็นต้น
- หน่วยงานอื่นๆในภาครัฐหรือเอกชน อาจใช้ฐานข้อมูลบุคลากร ในการดูแลเรื่องภาษีอากร การจ้างงาน สวัสดิการ รวมทั้งกฎหมาย/ข้อบังคับที่เกี่ยวกับบุคคลและการดำเนินงานทางธุรกิจ เป็นต้น
2) การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษา
การเก็บบันทึกข้อมูลในเรื่องเกี่ยวกับ ใบลงทะเบียนของนักศึกษาในสถานศึกษาแต่ละแห่งประกอบด้วย
- ข้อมูลเกี่ยวกับนักศึกษา เช่น รหัสประจำตัว ชื่อ-นามสกุล โปรแกรมวิชาและคณะ เป็นต้น
- ข้อมูลเกี่ยวกับอาจารย์ที่ปรึกษา เช่น รหัสอาจารย์ที่ปรึกษา และชื่ออาจารย์ เป็นต้น
- ข้อมูลเกี่ยวกับชุดวิชาที่ลงทะเบียน เช่น ภาคการศึกษา ปีการศึกษา รหัสวิชา ชื่อวิชา จำนวนหน่วยกิต และค่าลงทะเบียน เป็นต้น
นอกจากนี้ข้อมูลการลงทะเบียนของนักศึกษายังเกี่ยวข้องเชื่อมโยงและสัมพันธ์กับเรื่องอื่น ๆ อีก เช่น จำนวนหน่วยกิตขั้นต่ำที่นักศึกษาจะต้องลงทะเบียน จำนวนวิชาที่เปิดสอนในแต่ละภาคการศึกษา ห้องเรียน/ชั้นเรียนที่ใช้ในการเรียนการสอน และอาจารย์ที่ทำการสอนในแต่ละวิชา เป็นต้น โดยนักศึกษา อาจารย์ หรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานทะเบียน สามารถนำข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลงานทะเบียนนักศึกษามาใช้ประโยชน์ต่างๆได้ เช่น
- นักศึกษาใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษา เพื่อทำการวางแผนและตัดสินใจในเรื่องการเรียน เช่น การลงทะเบียนเรียนในแต่ละเทอม ดูผลการเรียนและเกรดเฉลี่ย ดูตารางสอนและตารางสอบ เป็นต้น
- อาจารย์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษาเพื่อวางแผน และการปฏิบัติงานในเรื่องการเรียนการสอน เช่น ดูรายชื่อนักศึกษา จำนวนนักศึกษาที่ลงทะเบียนเรียนในแต่ละวิชา การคิดคะแนนและประเมินผลการเรียน เป็นต้น
- ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานทะเบียนนักศึกษาอาจใช้ฐานข้อมูลดังกล่าว ในการจัดทำตารางเรียน การจัดทำใบเสร็จรับเงินค่าลงทะเบียน การคืนเงินค่าลงทะเบียนเรียน การจัดสอบ และการจัดทำใบรายงานผลการศึกษา เป็นต้น
อ้างอิง
https://sites.google.com/site/thekhnoloyisasnthesm4/bth-thi1rabb-sarsnthes/prapheth-khxng-rabb-sarsnthes
http://www.csjoy.com/story/net/tne.htm
http://blog.eduzones.com/poonpreecha/81066
http://www.pbj.ac.th/IT11/C7.htm